Synchronizácia kalendára s portálmi: dvojitá rezervácia

Dvojitej rezervácii zabránite tak, že si všetky kalendáre, v ktorých ubytovanie ponúkate (vlastný web, Booking.com, megaubytovanie.sk, hauzi.sk a ďalšie), navzájom posielajú obsadené termíny. Najjednoduchšie to ide cez iCal odkazy, ktoré podporuje Booking.com aj portály ako megaubytovanie.sk či hauzi.sk. Treba však vedieť, že synchronizácia nie je okamžitá: portály si cudzie kalendáre načítavajú v intervaloch, ktoré si určujú samy, napríklad Booking.com každé dve hodiny. Medzi dvoma aktualizáciami preto zostáva krátke okno, ktoré sa oplatí ošetriť správnym nastavením rezervácií na webe.

Prečo dvojitá rezervácia vzniká

Najväčší portál Booking.com ju opisuje jednoducho: dvojitá rezervácia vznikne, keď sa na tú istú izbu alebo jednotku v tú istú noc urobí viac ako jedna rezervácia. Najčastejšie preto, že dostupnosť nie je zosúladená medzi kanálmi, alebo kalendár nie je nastavený presne. K tomu treba pripočítať, že rezervácia na Booking.com sa potvrdzuje okamžite, takže ak je termín na portáli otvorený, hosť ho jednoducho zarezervuje.

Dvojitá rezervácia nie je len nepríjemnosť. Booking.com z nej podľa svojich pravidiel účtuje províziu a od ubytovania žiada aj úhradu nákladov na presťahovanie hosťa. Províziu odpúšťa len novým ubytovaniam (menej ako 30 dní na portáli) alebo ak ste za posledných 12 mesiacov mali menej ako päť takých prípadov.

Čo je iCal

iCal (iCalendar) je otvorený formát na výmenu kalendárových údajov, opísaný v internetovom štandarde RFC 5545. V praxi to znamená odkaz (URL, často s príponou .ics), na ktorom jeden systém zverejňuje obsadené dni a druhý ich pravidelne načítava. Každé prepojenie má dva smery:

• export: váš kalendár zverejní obsadené dni na odkaze, ktorý vložíte do iného systému,
• import: váš kalendár načítava odkaz iného systému a obsadené dni z neho zablokuje.

Booking.com cez iCal prenáša len obsadené alebo zatvorené dni, nie ceny ani podmienky. Tie si nastavujete na každom kanáli zvlášť.

Ako prepojiť kalendár s Booking.com

Postup podľa nápovedy Booking.com:

Import kalendára z webu alebo iného portálu do Booking.com

1. Prihláste sa do extranetu.
2. Kliknite na Rates & Availability a potom Sync calendars.
3. Pri izbe alebo jednotke kliknite na Add calendar connection a vložte odkaz na externý kalendár.
4. Pomenujte prepojenie (napríklad „Web“) a kliknite na Next step, potom Done.

Export kalendára Booking.com

Na stránke Sync calendars skopírujete iCal odkaz Booking.com a vložíte ho do nastavení iného systému (vášho webu alebo portálu). Pri exporte si vyberiete, či sa majú posielať len rezervované dni, alebo aj zatvorené dni.

Stav prepojenia

V zozname prepojení uvidíte stav. Okay znamená, že všetko funguje. Import only a Export only znamenajú, že funguje len jeden smer. Service error znamená problém s odkazom alebo nastavením. Prepojenie sa oplatí raz za čas skontrolovať.

Kto môže synchronizáciu použiť

Booking.com ju neumožňuje všetkým. Ubytovanie musí byť otvorené na rezervácie, musíte mať v extranete oprávnenie na ceny a dostupnosť, ubytovanie môže mať najviac 20 typov izieb, každý typ najviac jednu jednotku a nesmiete používať poskytovateľa pripojenia (channel manager). Typická chata, apartmán alebo niekoľko samostatných chát tieto podmienky spĺňa; penzión s piatimi rovnakými izbami pod jedným typom nie.

Každý kanál musí vidieť všetky ostatné

Prepojiť web len s jedným portálom nestačí, ak ponúkate aj na ďalších. Cieľom je, aby sa rezervácia z ktoréhokoľvek kanála dostala do všetkých ostatných. Prakticky sú dve možnosti:

• každý s každým: každý portál importuje kalendár všetkých ostatných; pri troch a viac kanáloch je to veľa odkazov a ľahko sa na niektorý zabudne,
• jeden hlavný kalendár: web importuje kalendáre všetkých portálov a portály importujú kalendár webu, ktorý obsahuje aj obsadenosť z ostatných portálov. Pri pridaní nového portálu tak riešite len jedno prepojenie.

Ako znížiť riziko v čase medzi aktualizáciami

Dve hodiny medzi načítaniami sú v hlavnej sezóne dosť na to, aby ten istý termín zarezervovali dvaja hostia. Pomôže:

• Rezervácia na webe ako žiadosť. Ak hosť na webe odošle žiadosť a do kalendára sa termín zapíše až po vašom potvrdení, máte čas pozrieť sa, či medzitým neprišla rezervácia z portálu.
• Ručný import po dôležitej zmene. Keď prijmete rezerváciu telefonicky alebo cez web, môžete v extranete Booking.com kliknúť na Import now a nečakať na automatické načítanie.
• Žiadosť o rezerváciu aj na portáli. Booking.com v nápovede k dvojitým rezerváciám spomína funkciu Request to Book pre ubytovania, ktoré ju môžu využiť.
• Ručné blokovanie termínov, ktoré ste dohodli mimo systémov (rodina, údržba), hneď v hlavnom kalendári.
• Pravidelná kontrola stavu prepojení, aby ste chybu odkazu zistili skôr ako hosť.

Kontrolný zoznam pri nastavení

1. Spíšte všetky kanály, kde je ubytovanie ponúkané, vrátane tých, ktoré používate len občas.
2. Ku každému kanálu si zapíšte jeho exportný iCal odkaz a miesto, kam sa vkladá importný odkaz.
3. Prepojte každú jednotku zvlášť; ak máte viac chát, nepomiešajte odkazy medzi nimi.
4. Po prepojení urobte skúšku: zablokujte jeden termín na webe a po načítaní overte, že sa zablokoval aj na portáloch.
5. Overte opačný smer: termín zablokovaný na portáli sa musí objaviť v kalendári webu.
6. Odkazy uchovávajte ako heslo; kto ich pozná, vidí vašu obsadenosť.
7. Keď kanál prestanete používať, zrušte aj jeho prepojenie, aby v kalendári nezostávali staré blokácie.

Keď iCal nestačí

Ak vaše ubytovanie podmienky synchronizácie nespĺňa, napríklad máte viac rovnakých jednotiek pod jedným typom izby, Booking.com odporúča zvážiť poskytovateľa pripojenia (channel manager). Ak máte jednu jednotku na typ, ako pri chate, chalupe či apartmáne, je iCal jednoduchšia cesta: nastavte ho obojsmerne a rezervácie na webe potvrdzujte.

Čo robiť, keď sa to predsa stane

1. Okamžite zistite, ktorá rezervácia prišla skôr.
2. Kontaktujte druhého hosťa čo najskôr a ponúknite riešenie (iný termín, náhradné ubytovanie v okolí).
3. Ak išlo o rezerváciu z Booking.com, kontaktujte ich podporu; nápoveda to pri dvojitých rezerváciách odporúča.
4. Zistite príčinu: chýbajúce prepojenie, chybový stav odkazu, ručne neblokovaný termín.

Ako to rieši SFERIN

Kalendár na webe SFERIN sa obojsmerne zosúlaďuje s Booking.com, megaubytovanie.sk, hauzi.sk a ďalšími portálmi cez iCal a rezervácia z webu sa do kalendára zapíše až po vašom potvrdení. Prepojenie kalendárov nastavíme za vás a je v cene webu od 249 €. Podrobnosti nájdete na stránke prepojenie s portálmi, ako vyzerá rezervácia z pohľadu hosťa, na stránke rezervačný systém.